Come scrivere email efficaci: 20 consigli per comunicare via email

come scrivere emailCome scrivere email efficaci? Cioè: come creare email capaci di comunicare perfettamente il tuo messaggio al destinatario? La risposta interessa anche le aziende, che attraverso lo strumento dell’email possono riuscire a realizzare molte più vendite di prodotti o servizi.

Innanzitutto, cominciamo a chiarire che cosa intendiamo per email efficace. Una email è efficace se il destinatario, chiunque sia, riceve un messaggio chiaro e tale comunicazione lo predispone a compiere l’eventuale azione desiderata dal mittente della email.

Detto ciò, i criteri per valutare l’efficacia di una e-mail variano a seconda degli obiettivi che ci poniamo. È infatti molto diverso scrivere email per i nostri amici oppure scrivere una email commerciale a un potenziale cliente. Le cose cambiano anche nel caso in cui creiamo un’e-mail di vendita per un target B2C o per uno B2B

Esistono però regole di comunicazione generali, che funzionano per tutti i tipi di email, e che ci danno indicazioni utili su come scrivere email efficaci in qualsiasi contesto. Tali regole sono spesso consigli che derivano dal buonsenso. Vediamo quindi come si scrive una email capace di centrare gli obiettivi commerciali o di comunicazione aziendali.

  • È buona educazione scrivere email che iniziano con un saluto e che citano (dove lo si conosca) il nome del ricevente della posta elettronica.
  • Sii breve. Va’ subito al nocciolo della faccenda, sii sintetico. Se il tipo di comunicazione lo consente, scrivi al massimo 250 parole, meglio se su righe di 60 caratteri al massimo.
  • Sii chiaro. Usa parole semplici, comuni. In questo senso, un ottimo consiglio su come scrivere email chiare è quello di usare più possibile le parole del Vocabolario di base della lingua italiana.
  • Dividi il testo in paragrafi, separàti tra loro da uno spazio bianco. Ogni paragrafo deve contenere una sola idea. Così, potrai scrivere email più leggibili e più comprensibili. In sostanza, si tratta di seguire le regole del web writing.
  • Evita errori d’ortografia, grammatica, sintassi. Scrivere email piene di refusi non aiuterà l’efficacia della tua comunicazione né la tua immagine di comunicatore o di venditore.
  • Limita il peso della email entro i 50 KB. In questo senso, occhio soprattutto al peso degli allegati e delle eventuali immagini nel corpo dell’email.
  • Nello scrivere email, adegua il tono e lo stile al tuo interlocutore, pur ricordando che nelle email si può essere più informali che nelle comunicazioni su carta.
  • Scrivi un oggetto che risulti chiaro e convincente. L’oggetto di una email è l’elemento decisivo per la sua apertura. Già da qui il tuo lettore deve capire subito di che parli. Sii breve: un oggetto così lungo da terminare con i puntini di sospensione è fastidioso. Se l’email è commerciale, evita le parole soldi, gratis, offerta, opportunità, sconto, news, novità ecc. Evita il simbolo del dollaro o dell’euro, i punti esclamativi, le parole tutte in maiuscolo. Altrimenti, corri il rischio di scrivere email che finiscono dritte nella casella dello spam!
  • Un altro buon consiglio su come scrivere email che funzionano: personalizza il messaggio a seconda del tuo destinatario. Per esempio, non scrivere “Egr. Signore”, ma “Gentile Signor Rossi”.
  • Fa’ attenzione a come il destinatario visualizzerà il nome del mittente, cioè il tuo nome. In sostanza: compila con attenzione il campo “mittente”.
  • Usa caratteri con font leggibili bene a monitor. Scegli sempre font senza grazie.
  • Usa maiuscole e minuscole come se scrivessi sulla carta: il testo sarà più leggibile. In effetti, in genere, il rischio è quello di scrivere email tutte in minuscolo. Non va bene. Almeno i nomi delle persone scrivili con l’iniziale maiuscola!
  • Evita gli allegati, se non sai quali software di lettura ha il destinatario. Se gli mandi file con un’estensione particolare, li riuscirà ad aprire? Meglio allora inviare documenti in formato PDF.
  • Inserisci grafica e immagini solo se sono indispensabili. Cioè: non scrivere email piene zeppe di elementi grafici inutili, che distraggono il lettore dalla tua comunicazione.
  • Nella chiusura, se l’email è di tipo commerciale, inserisci una call to action. Cioè: occorre scrivere email che si chiudano domandando al destinatario di compiere l’azione che ti interessa.
  • Nella chiusura, se l’email contiene una richiesta, ringrazia il lettore per il tempo che ti ha dedicato.
  • È buona educazione scrivere email che finiscano con un saluto.
  • È buona educazione fare anche questo: chiudi l’email firmandoti.
  • PS: evita i PS. 🙂 Se qualcosa non è così importante da stare nel corpo della email, allora non è importante. Punto.
  • Attento anche ai giorni e agli orari di invio delle email. Per esempio, nel B2B, è raccomandato inviare le email il martedì o mercoledì nel primo pomeriggio. Sconsigliato l’invio il lunedì mattina o il venerdì.

 

Ecco, questi sono i miei consigli su come scrivere email capaci di comunicare in modo efficace. Condividi queste mie indicazioni? Hai altri suggerimenti su come creare email che comunicano con precisione e vendono? Parlane lasciando un commento!

 

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come creare email businessQuesto post su come scrivere un’email che centra il tuo obiettivo di comunicazione o vendita è stato scritto da Alessandro Scuratti, content specialist e business blogger.
Da più di 20 anni mi occupo di comunicazione per le aziende, come business writer e come content marketer. Dal 2011, gestisco questo mio blog personale, che raccoglie migliaia di visite al giorno. Sono l’autore del libro Scrivere per il web 2.0.
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