Comunicare sul web efficacemente è uno dei presupposti per guadagnare online. Ciò è vero non sono per i blogger che mirano a guadagnare col loro blog, ma anche – e soprattutto – per i brand e per le PMI. Insomma: vuoi fare affari su Internet? Bene, allora comunica in modo più curato!

Non esiste un’eccezione alla regola: se comunichi male, i clienti andranno a dare i loro soldi ad altre aziende, che comunicano bene. Punto. E ciò non vale solo per chi opera online, ma più in generale per qualsiasi azienda, anche per quelle che operano offline. Per dirla in breve: la buona comunicazione porta denaro, mentre la cattiva fa scappare i clienti… dritti dalla concorrenza!  😀

GrammarCheck ha creato un’eccellente infografica – a destra, clicca per ingrandirla – proprio sulla comunicazione in àmbito business. Visto che le conclusioni sono valide non solo per la presenza online delle aziende – ma anche per quella offline –, nell’infografica si parla di business writing in generale – e quindi non solo di web writing in particolare.

Entriamo ora nel vivo dei contenuti proposti. Si parte da due dati statistici molto interessanti. Negli Stati Uniti, le persone spendono almeno il 20% del tempo lavorativo scrivendo documenti tecnici o report di lavoro. E poi: contrariamente a quanto si pensi, i professionisti laureati in ingegneria – o che ricoprono mansioni all’interno del settore tecnologico – passano circa il 40% del loro tempo lavorativo a scrivere.

Tra l’altro, questo dato statistico mi ha fatto ricordare un episodio del mio periodo da studente universitario. Un giorno, l’insegnante di Elettrotecnica ci raccontò di aver bocciato uno studente che, nonostante avesse fatto un bel compito, aveva scritto in continuazione circuito con la q (“cirquito”). Ci spiegò: “Un ingegnere non può permettersi di ignorare la scrittura perché, contrariamente a ciò che si crede, il lavoro di un ingegnere è proprio quello di scrivere relazioni”.

L’infografica prosegue illustrandoci quali sono i dieci errori più diffusi nel business writing. Ecco la classifica dei disastri che compiono i brand e le PMI negli USA:

1. Conteggi numerici che non tornano.
2. Riferimenti a tabelle e figure che sono sbagliati.
3. Fonti non citate.
4. Mancato approfondimento degli argomenti trattati. Evidentemente, i business writer pensano di riprendere in mano i propri scritti in un secondo momento, aggiungendo dettagli importanti. Ma in seguito si dimenticano di farlo.
5. Uno stile espressivo troppo complicato. In pratica, il business writer non si sforza di rendere semplici i concetti, nascondendosi dietro il gergo scientifico o comunque di settore.
6. Scarsa precisione nell’esposizione dei fatti.
7. Presenza di affermazioni incoerenti.
8. Troppa fiducia che il correttore ortografico eliminerà tutti gli eventuali errori o refusi.
9. Indulgenza verso la tentazione che “il meno è meglio”. In realtà, spesso, la semplificazione eccessiva di un testo porta alla sua banalizzazione.
10. Presenza di acronimi e abbreviazioni non ben identificabili da parte del lettore.

L’infografica si concentra poi sui più diffusi errori grammaticali ed errori ortografici fatti da brand e PMI nel business writing. Qui non c’è molto da commentare, poiché si tratta di particolarità legate alla lingua inglese. È però giusto ricordare che la correttezza formale della lingua ha sempre un risvolto sulla nostra autorevolezza e, di conseguenza, sui nostri affari. Per esempio, in passato, ho parlato di quanto la scrittura sciatta influenzi in negativo il business online.

Ma quali sono i motivi per cui si fa cattivo business writing e cattiva comunicazione nelle aziende? Beh, l’infografica individua le ragioni del fallimento soprattutto in un pessimo management, in una scarsa motivazione a comunicare bene, in una scarsa capacità – per mancanza di adeguata formazione – di fare business writing efficace e, infine, in una sorta di effetto domino che propaga gli errori – e che si ha quando i documenti vengono creati da troppe teste.

Fin qui abbiamo dipinto il quadro della situazione, che è piuttosto fosco. Ma come se ne esce? In poche parole: come possono i brand e le PMI migliorare il loro business writing? L’infografica si scatena in un nuovo decalogo di suggerimenti:

1. Va’ dritto al nocciolo della questione, evitando frasi inutili e dispersive come: “L’intento della relazione che ho il piacere di sottoporre oggi alla vostra gentile attenzione è…”.
2. Evita i verbi alla forma passiva. Usali alla forma attiva ogni volta che puoi.
3. Fa’ uso di esempi accattivanti e concreti, per dare forza ed evidenza ai tuoi ragionamenti.
4. Sfrutta la potenza dello storytelling, creando storie che hanno un inizio, uno svolgimento e una conclusione che siano logici e funzionali.
5. Non scrivere frasi interminabili. Le frasi troppo lunghe non sono leggibili.
6. Conosci bene le caratteristiche del target di lettori a cui si rivolge il tuo business writing.
7. Ritagliati del tempo per fare la rilettura di ogni documento che crei.
8. Non scegliere troppi font e di fogge troppo artistiche. Non esagerare né con il grassetto né con l’uso del corsivo.
9. Non esagerare con l’uso delle maiuscole: ne servono meno di quelle che credi.
10. A livello stilistico, mira a essere autentico e colloquiale al tempo stesso.

Se poi i brand e le PMI volessero stringere ancor più all’osso questi consigli, si potrebbe dire che la comunicazione migliora quando il business writer:

1. Si esercita e perfeziona la propria tecnica di comunicazione scritta.
2. Rilegge ciò che ha scritto, per verificarne la scorrevolezza e la coerenza globale.
3. Si sforza di essere il più chiaro possibile.
4. Si sforza di essere sintetico.
5. Fa la correzione bozze di ogni documento redatto.

Davvero interessante questa infografica, vero? Testimonia perfettamente che la scrittura è fondamentale non solo per comunicare bene, ma anche per fare affari. In poche parole: il business writing è una disciplina che né i brand né le PMI possono permettersi il lusso di ignorare.

E tu, che cosa ne pensi? Sei d’accordo con i suggerimenti ai business writer che sono stati dati? Quali altre dritte ti sentiresti di dare ai professionisti che si occupano di scrittura professionale per essere più efficaci e aumentare il giro d’affari delle aziende per cui lavorano?