Come scrivere una e-mail efficace? Prima di parlare di scrittura di e-mail, sai quante cose accadono in un solo secondo in Internet ogni giorno? Davvero tante: One Second Designly è un sito che permette di rendersi conto di quanto movimento c’è in Internet ogni secondo che passa attraverso l’iconizzazione di:
- Foto caricate su Instagram;
- Tweet postati su Twitter;
- Telefonate su Skype;
- Ricerche su Google;
- Video visualizzati su YouTube.
C’è tutto un universo da scoprire, ma soltanto a fine schermata è possibile accedere a una sezione a parte che rivela quante e-mail vengono inviate ogni secondo: non provare nemmeno a scrollare con la rotellina del mouse, se non vuoi che ti venga un crampo alle dita… 🙂
Era febbraio, e il team di Business Backer raccoglieva interessanti dati in un ‘infografica, fissando a 2,4 milioni le e-mail inviate ogni secondo durante una giornata. Una mole immensa di messaggi scambiati via etere – e scommetto che anche tu ricevi parecchie e-mail ogni giorno –, ma grazie a un minuzioso lavoro di filtraggio siamo in grado di capire a colpo d’occhio se l’e-mail appena notificata merita attenzione al momento oppure no.
Proprio per questo motivo, se vuoi che le tue e-mail vengano reputate interessanti e meritevoli di un’occhiata, devi sapere quali sono le regole da seguire per scrivere una e-mail perfetta. Insomma: come scrivere una e-mail che non finisca nel cestino o, peggio ancora, nella posta indesiderata?
9 consigli per scrivere e-mail che funzionano
In questo articolo torneremo un po’ alle basi, per apprendere – o ripassare – quelle che sono le buone maniere per la scrittura di una e-mail corretta, educata e impeccabile.
#1 Inserisci un oggetto interessante ed efficace
Un’e-mail senza oggetto è come una farfalla senza ali, come un uomo senza testa: non si può pensare di inviare un messaggio di posta elettronica glissando l’oggetto!
Non si tratta solo di una stringa bianca da riempire con parole o frasi che richiedono uno sforzo cognitivo aggiunto, poiché nell’oggetto ti giochi la possibilità che il tuo messaggio venga letto o meno. È un’anteprima, un riassunto a colpo d’occhio, che permette al destinatario di decidere se quell’e-mail è davvero un messaggio che può interessargli oppure l’ennesima fastidiosa notifica. In linea di massima, le e-mail che non contengono un oggetto vengono cestinate in meno di un secondo: l’oggetto deve comunicare in anteprima il contenuto del messaggio ma essere allo stesso tempo stimolante per invogliare il lettore ad aprire l’e-mail.
Dev’essere specifico e conciso, comunicare il motivo per cui hai deciso di contattare quella persona in particolare (un invito a un meeting, una novità del tuo sito, un prodotto che non può assolutamente perdere) ed avere una lunghezza al di sotto dei 30 caratteri, al fine di essere visualizzabile anche da mobile. Evita, più che puoi, di scrivere una e-mailcon un oggetto che contenga “Importante!” oppure “Urgente!” a meno che non lo sia davvero. Ma anche in quel caso, evita.
#2 Sii amichevole nell’apertura dell’e-mail
Inizia la conversazione nel modo giusto, “Caro Tizio” oppure “Ciao Sempronio!” potrebbe essere l’attacco giustoe così facendo il messaggio sembrerà meno freddo, non distaccato.
Sempre che non si tratti di e-mail formali!
Personalizza sempre l’e-mail con il nome dei destinatari – ma evita diminutivi che potrebbero risultare sgraditi –, dal momento che siamo tutti abituati ad eliminare le e-mail inviate in massa. E per lo stesso motivo, ricordati di essere chiaro fin dal primo paragrafo sul motivo del tuo messaggio.
#3 Scrivi con un linguaggio appropriato
Per scrivere una e-mail perfetta devi usare un linguaggio appropriato, al bando acronimi, troppe emoticon e tutte minuscole o maiuscole: nel primo caso darai l’impressione di essere troppo pigro per usare correttamente anche le maiuscole, se non addirittura superficiale, mentre nel secondo sembrerà che TU STIA URLANDO CIÒ CHE VUOI COMUNICARE CONL LA TUA E-MAIL.
#4 Grammatica e formattazione del testo sono importanti
E sempre restando nel discorso testuale, usa la punteggiatura e formatta il testo in modo corretto. La punteggiatura può cambiare il senso delle frasi, nella comunicazione scritta è di fondamentale importanza per la comprensione del messaggio, mentre una buona formattazione del testo della e-mail aiuta a facilitare la lettura, e a renderla più veloce.
Paragrafi, elenchi puntati o numerati, titoli e titoletti, o ancora grassetto per i passaggi più importanti.
#5 Allega i file all’e-mail nel modo giusto
Per quanto riguarda i file a corredo di una e-mail, prova a renderli il meno ingombranti possibile, zippando le cartelle (http://tecnologia360.it/come-zippare-un-file/) e comprimendo le immagini ad alta risoluzione. Più è grande l’allegato, più sarà pesante l’e-mail da ricevere e visualizzare. Inoltre, ricorri ad un buon antivirus scanner, che potrà evitare al tuo allegato di divenire bersaglio di antipatici malware. Infine, menziona l’allegato nel corpo della e-mail per essere sicuro che il destinatario sappia già cosa aspettarsi.
#6 La chiarezza ripaga sempre
Prima di buttarti a scrivere una e-mail, chiediti qual è il motivo per cui stai contattando quelle persone.
Tienilo sempre bene a mente, per essere sicuro che il tuo scopo possa essere compreso e raggiunto dal destinatario. Se vuoi che si iscrivano ad un tuo corso, oppure che comprino un prodotto, che acquistino un servizio, oppure che leggano le ultime novità del tuo blog, devi essere chiaro: specifica con una call to action cosa vuoi che facciano, e ringrazia per il tempo che ti hanno dedicato leggendo la tua mail.
#7 Realizza una buona firma
In calce alla e-mail, è buona norma inserire altre forme di contatto, a cui il destinatario potrà ricorrere in caso di emergenza: puoi valutare di inserire il tuo numero di telefono per rendere il contatto più immediato e facile in situazioni urgenti. Taglia, però, la tua firma completa quando sei nel bel mezzo di una conversazione via mail per non allungare troppo il messaggio e creare confusione, e soprattutto evita di usare citazioni politiche o religiose, dal momento che non tutti potrebbero essere d’accordo.
#8 Controlla la tua risposta
Prima di cliccare “Invio”, controlla la tua e-mail di risposta al destinatario, per assicurarti di aver soddisfatto tutte le domande della controparte ed evitare un lungo quanto inutile effetto pingpong di messaggi. Cerca di rispondere al massimo entro 24 ore dalla ricezione del messaggio, e prova a modificare l’oggetto nella risposta: in questo modo sarà più semplice differenziare e categorizzare le e-mail.
#9 Segui le regole anche nelle e-mail di gruppo
Quando hai necessità di scrivere una e-mail e poi inviarla a più persone, usa con cura i diversi campi dedicati ai destinatari: in “A:” inserisci l’indirizzo delle persone dalle quali aspetti una risposta, ma se vuoi soltanto informare terzi delle informazioni contenute nelle e-mail, usa “C:”.
Se non vuoi che gli indirizzi dei destinatari in sola Copia Conoscenza vengano divulgati a tutti i partecipanti alla conversazione, ricorri a “Ccn:”, in modo tale da proteggere la privacy delle persone coinvolte per puro scopo informativo.
Adesso sì che conosci tutte le norme basilari per iniziare una corretta conversazione via e-mail, non ti resta che memorizzarle e tenerle presenti ogni volta che stai per scrivere una e-mail e vuoi che sia davvero efficace.
Fai già ricorso a queste elementari regole di etichetta per l’invio di posta elettronica? Se sì, ne avresti altre da aggiungere all’elenco?
Questo articolo su come scrivere e-mail che riescono a catturare l’attenzione dei destinatari è stato scritto da Maria Grazia Tecchia, content creator professionista e grande appassionata di smartphone, tablet, computer e, più in generale, di qualsiasi device tecnologico.
Oltre che un’esperta di comunicazione sul web e marketing online, Maria Grazia è anche l’autrice di Tecnologia 360, blog in cui ha coniugato l’arte della scrittura per il web alla sua passione per tutto quello che è accessorio tecnologico.