Scrivere e-mail efficaci dà una marcia in più alle tue comunicazioni business. Che tu stia scrivendo a un potenziale cliente, a un fornitore o a un collega è lo stesso: una e-mail scritta come si deve valorizza la tua immagine professionale e aumenta l’impatto del tuo messaggio.
In effetti, c’è una bella differenza tra una e-mail che tiene conto delle regole della comunicazione online e una sciatta. Chi sa come scrivere e-mail che funzionano è in grado di sfruttare tutti i vantaggi del web 2.0. E i risultati si vedono: più nuovi clienti, un’immagine più professionale, più efficacia nelle comunicazioni in Rete.
Dunque, come scrivere e-mail efficaci? Ho selezionato alcuni consigli, validi per qualsiasi tipo di e-mail, anche per quelle commerciali. Ecco l’elenco dei miei suggerimenti: applicali con costanza e vedrai che riuscirai a scrivere e-mail sempre più persuasive. (A tal riguardo, ti suggerisco anche di leggere il mio post sul persuasive copywriting e quello sulla scrittura per vendere).
1. Mettiti nei panni del destinatario
Ogni e-mail ha sempre un destinatario preciso. Questo è vero perfino quando crei una campagna di direct e-mail marketing per migliaia di potenziali clienti: non li conosci uno a uno, ma sai qual è il target a cui rivolgi la tua comunicazione. Pertanto, il tuo primo dovere è scrivere in modo che il tuo destinatario ideale possa comprendere il tuo messaggio. In sintesi: mettiti nei panni del destinatario e personalizza il messaggio in modo che gli risulti perfettamente comprensibile.
Troppo spesso, infatti, il mittente fa l’errore di scrivere e-mail che per lui sono chiare, ma che per il destinatario sono oscure. Un errore grave, perché pregiudica l’efficacia della comunicazione e la possibilità di fare affari.
Per riassumere: vuoi scrivere e-mail efficaci? Allora scrivi tenendo ben presente chi è il tuo destinatario e comunica il tuo messaggio con la massima chiarezza.
2. Attento al mittente
In genere, i programmi di posta elettronica consentono di specificare in che modo indicare il mittente del messaggio. È sempre meglio – soprattutto se lo scopo è scrivere e-mail commerciali – apparire con il proprio nome e cognome.
Attento: se stai preparando una campagna DEM, cioè una campagna di direct e-mail marketing, il mittente dev’essere il nome della tua azienda.
3. Cura l’oggetto della e-mail
L’oggetto, insieme al messaggio contenuto nell’e-mail, è l’elemento più importante di una e-mail. Perché la comunicazione via posta elettronica inizia proprio dall’oggetto. Nelle campagne DEM, è addirittura quello l’elemento che convince il destinatario ad aprire l’e-mail e a leggerla.
Perciò, creare e-mail che funzionano significa anche scrivere oggetti che funzionano. Ma come scrivere e-mail con un oggetto che funziona? Innanzitutto, cura il numero delle sue parole: non oltrepassare la decina. Se scrivi troppo, il tuo oggetto sarà tagliato: rischi che la tua frase sia incomprensibile. Inoltre, le frasi tagliate stanno malissimo: danno la percezione di sciatteria, anche in un luogo piuttosto informale come il web.
Oltre che breve, il tuo oggetto dev’essere ovviamente chiaro. Perciò, niente parole o espressioni generiche o vaghe. Poi, se il tuo scopo è scrivere e-mail commerciali, l’oggetto deve contenere qualcosa che invogli il destinatario a leggere l’e-mail. Spesso, puoi ottenere questo risultato parlando al destinatario dei benefici che potrà avere se continuerà la lettura. Funzionano bene anche le domande: generano curiosità nei lettori.
Sempre nelle e-mail di tipo commerciale: evita le parole soldi, gratis, offerta, opportunità, novità ecc. Evita il simbolo del dollaro o dell’euro, i punti esclamativi, le parole tutte in maiuscolo. Insomma: nello scrivere e-mail commerciali devi distinguerti dagli altri, mantenendo uno stile professionale, ed essere molto accattivante. Tra l’altro, queste parole sono classiche delle e-mail di spam: la tua e-mail rischia di essere classificata come un messaggio di posta indesiderata e di finire proprio nella casella dello spam!
4. Scegli la formula di apertura giusta
Come iniziare una e-mail? Qual è la formula di apertura migliore da usare? Se il tuo compito è scrivere una e-mail a una persona con cui non hai un rapporto confidenziale, puoi iniziare come fai con le lettere. Per esempio, puoi esordire così: “Gentile Dottor Rossi”.
Siccome l’e-mail è un mezzo di comunicazione piuttosto informale, nel testo successivo evita di scrivere troppe maiuscole. Per esempio, scrivi “lei” e non “Lei” oppure “suo” e non “Suo”.
Quando invece il tuo obiettivo è scrivere e–mail a persone che conosci bene – come, per esempio, i tuoi colleghi –, puoi esordire come vuoi. Nel caso di un’e-mail indirizzata a più persone, puoi iniziare con “Cari colleghi” oppure con “Carissimi”.
In generale, per scrivere e-mail con una formula d’apertura adeguata basta sintonizzarti sul destinatario e ricordare che l’e-mail è un po’ più informale di una lettera commerciale.
5. Di’ subito all’inizio la cosa più importante
Applica la regola della piramide rovesciata: parti con lo scrivere subito la cosa più importante che devi dire. Il tuo destinatario, proprio come te, ha poco tempo e riceve molte e-mail ogni giorno: va’ subito al nocciolo del discorso.
Se le cose da dire sono tante, forse è il caso di preparare un documento a parte e di inserirlo poi come allegato.
Scrivere e-mail efficaci significa soprattutto scrivere messaggi brevi e chiari: il tempo è denaro! Ecco perché la concisione e la chiarezza sono così importanti. D’altro canto, comunicazioni lunghe e ripetitive stancano il destinatario.
6. Saluta
Non scordare i saluti finali. Ringrazia sempre il tuo lettore per l’attenzione che ti ha dato e, come formula di saluto, usa qualcosa di semplice, come “cordiali saluti”.
Se in particolare ti chiedi come scrivere e-mail commerciali che vendono, ecco un consiglio: i saluti – o la parte appena prima – sono il momento giusto per inserire una call to action.
7. Metti la tua firma
Ogni e-mail va firmata. Come? Anche qui: dipende dal destinatario. Se devi scrivere e-mail lavorative, puoi usare la firma formale. Cioè: metti nome, cognome, titolo, ruolo e riferimenti, tuoi e dell’azienda. Se l’e-mail è di tipo personale, firma con il solo nome di battesimo.
8. Evita i formalismi
Come ho detto, l’e-mail è un mezzo di comunicazione per molti versi informale. Perciò, evita i formalismi eccessivi: non ti aiuteranno a scrivere e-mail che funzionano.
Soprattutto, evita le forme vagamente burocratiche che, purtroppo, sono tanto in voga nella scrittura delle lettere. Per capirci, niente roba del tipo: “Sono a comunicarLe” oppure “A far data da”.
9. Fa’ attenzione all’ortografia
Scrivere e-mail efficaci significa anche usare un’ortografia perfetta. Con l’ortografia, cura anche la grammatica, la sintassi e la punteggiatura.
Un italiano sciatto nuoce alla tua immagine e fa crollare la tua autorevolezza agli occhi del destinatario. Questo è pericoloso soprattutto se le tue e-mail sono di tipo commerciale. Per esempio, ecco due errori molto frequenti nelle e-mail: scrivere con l’iniziale minuscola i nomi di persona e mettere in minuscolo l’iniziale della prima parola dopo un punto.
10. Scrivi secondo le regole del web writing
Evita l’effetto “muro di testo”. Scrivere e–mail che funzionano vuol anche dire scrivere testi divisi in paragrafi ben spaziati. In sostanza: scrivi usando le regole del web writing. Risulterai molto ordinato e quindi più leggibile.
11. Usa una grafica funzionale
Niente fuochi d’artificio: per scrivere e-mail efficaci serve una grafica leggera e funzionale al messaggio. Nessuna licenza artistica, quindi. 🙂
Ciò vale anche per le immagini nel corpo dell’e-mail. E vale pure per il font del testo: dev’essere ben leggibile a monitor e uno tra i più comuni, altrimenti il destinatario potrà avere problemi di lettura o non visualizzarlo addirittura!
12. Usa gli elenchi puntati e numerati
Un altro trucco per scrivere e-mail leggibili? Usa gli elenchi puntati o numerati. Ti aiuteranno a esporre le serie di dati in una forma più razionale e comprensibile. Altrimenti, dovresti scrivere tutte le informazioni nel testo delle e-mail!
Questo consiglio vale anche quando devi creare e-mail commerciali. Per esempio, quando parli di un prodotto, puoi elencare le sue caratteristiche usando un elenco numerato.
13. Occhio ai destinatari in copia!
Sapere come scrivere e-mail che funzionano è ottimo, ma bisogna poi mandarle alle persone giuste!
In questo senso, sei sicuro di aver messo in copia – conoscenza o nascosta – gli indirizzi e-mail opportuni? Il rischio è quello di inviare informazioni riservate a persone sbagliate. Oppure di scrivere a persone che non si conoscono tra loro lasciando visibili tutti gli indirizzi di posta elettronica. Una cosa che molti trovano irritante.
14. Rispetta la Netiquette
Nello scrivere e-mail rispetta sempre la Netiquette delle comunicazioni via posta elettronica. Si tratta di pratiche semplici, a metà strada tra la buona educazione e il buonsenso.
15. Allega documenti in modo opportuno
Capita spesso, di dover allegare un documento alle posta elettronica. In questi casi, come scrivere e-mail passa in secondo piano. La domanda più importante diventa: quali regole seguire con gli allegati?
Innanzitutto, controlla la dimensione dell’allegato: non inviare documenti troppo pesanti. Verifica poi l’estensione del file: è leggibile dal destinatario oppure è in un formato che puoi leggere solo tu, attraverso un tuo software?
Da ultimo, aiuta il destinatario a orientarsi dando ai file allegati dei nomi esplicativi. Per esempio, c’è una bella differenza tra un PDF che si chiama “Prova14” e uno che si chiama “Come scrivere e-mail efficaci”.
16. Evita i post scriptum
Scrivere e-mail efficaci significa dire tutto quello devi dire nel corpo della e-mail. Ciò rende inutile la presenza di post scriptum. Questo a meno che tu non abbia intenti commerciali, sennò un P.S. in fondo all’e-mail potrebbe essere la soluzione giusta per attirare l’attenzione del lettore su un messaggio particolarmente importante e che tu vuoi che recepisca bene.
17. Rispondi sempre alle e-mail
Questo ultimo punto non c’entra granché con lo scrivere e-mail che funzionano, ma è semplicemente una questione di buona educazione che voglio comunque ricordare: rispondi sempre alle e-mail. Puoi fare un’eccezione con le e-mail che ricevi in copia conoscenza.
Che cosa ne pensi su questo decalogo di indicazioni? Sei d’accordo con i miei suggerimenti? Secondo te, si possono dare altri consigli su come scrivere e-mail efficaci?
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Questo post su come scrivere e-mail professionali ed efficaci in ambito business è stato scritto da Alessandro Scuratti, content specialist e business blogger.
Da oltre 20 anni mi occupo di comunicazione per le aziende, come business writer e come content creator. Dal 2011, gestisco questo mio blog personale, visitato da migliaia di persone ogni giorno. Sono anche l’autore del libro “Scrivere per il web 2.0”.
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