Che cos’è una house organ aziendale? La definizione chiarisce il significato di questa espressione: si tratta di una pubblicazione periodica creata da un’azienda o da un’organizzazione. In sostanza, è una rivista, un giornale, un magazine o una newsletter il cui scopo è comunicare con i dipendenti, con i clienti, con i fornitori e, più in generale, con tutti gli stakeholders della società.

Quali argomenti tratta? Il contenuto di un house organ è in genere vario. Include informazioni circa i prodotti e i servizi, news aziendali, informazioni utili per i dipendenti, articoli che hanno per scopo la formazione interna, aggiornamenti sui cambiamenti nell’organigramma dell’organizzazione, risultati di bilancio, comunicati stampa e così via.

Siccome il giornalino aziendale è perlopiù uno strumento di marketing e comunicazione interna, si rivela un buon mezzo anche per incoraggiare i dipendenti al dialogo e alla partecipazione agli eventi societari. Ed è utile per diffondere e condividere la cultura aziendale.

 

Qual è la frequenza di pubblicazione di un magazine aziendale?

Non esiste una regola ferrea che fissi il numero di uscite di una house organ interna. La decisione varia dunque da società a società. Alcune aziende pubblicano il loro giornalino con cadenza mensile, altre ogni due o tre mesi, altre ancora fanno uscire una copia al trimestre.

La cosa però importante è questa. Un po’ come succede per il calendario editoriale di un business blog, una volta stabilita la frequenza di pubblicazione, bisogna rispettarla. Infatti, che percezione darebbe una rivista aziendale che esce a singhiozzo? Darebbe il segnale che l’azienda per prima non crede nello strumento di comunicazione.

 

Quali sono i benefici del pubblicare un giornalino aziendale?

Come detto, una house organ è una pubblicazione periodica che un’azienda fa uscire per informare i dipendenti su questioni relative al business, a nuove politiche commerciali, a prodotti e servizi ecc. Perché questo sforzo? Beh, un primo beneficio sta nel fatto che la rivista rappresenta un momento di condivisione. E poi anche un incoraggimento ai dipendenti a esprimere le loro opinioni su questioni che riguardano la vita lavorativa in azienda.

Da questo punto di vista, le house organ aziendali aiutano i lavoratori a conoscere meglio l’azienda e a sentirsi più coinvolti. Il vantaggio che ne viene è in genere un miglioramento della produttività, poiché le persone sentono di avere un ruolo attivo a lavoro e questo si traduce molto spesso in un rinnovato impegno per raggiungere i risultati di business.

 

Ma chi redige la rivista aziendale?

È il marketing a occuparsi di questo tipo di magazine, perché la pubblicazione rappresenta la voce ufficiale della società, del brand. Nello specifico, il giornalino aziendale è solitamente gestito da un team di redattori, fotografi, grafici.

 

Come creare una house organ?

Nel concreto, come si mette in piedi un magazine aziendale? La cosa si può fare sia in modo artigianale, se non ci sono grosse risorse a disposizione, oppure in maniera professionale, se si ha una redazione interna – o dei consulenti esterni – che cura nei dettagli le comunicazioni. Ad ogni modo, questi sono i principali step da seguire:

• Stabilire quali temi trattare

  La house organ aziendale dovrebbe includere tutti gli argomenti di cui abbiamo detto in precedenza: le informazioni sugli eventi aziendali, le novità dell’azienda, le informazioni sui prodotti e sui servizi, le iniziative per coinvolgere i dipendenti ecc.

• Scegliere un formato per la pubblicazione

  Una pubblicazione societaria di questo tipo può essere una rivista stampata, una newsletter, un documento online. Oppure una combinazione delle differenti opzioni appena indicate.

• Scrivere i contenuti

  È necessario creare dei contenuti interessanti, pertinenti e utili – i cosiddetti contenuti di qualità –, che possano aiutare i dipendenti a comprendere meglio il business societario, la cultura aziendale, le attività del brand.

• Decidere la frequenza di pubblicazione

  La frequenza di pubblicazione del magazine aziendale dipenderà anche dal formato scelto e dalla quantità di contenuti che si trattano.

• Progettare graficamente la house organ aziendale

  Bisogna scegliere per la rivista un layout grafico professionale, che rifletta correttamente l’immagine del brand.

• Pubblicare su carta o online

  Serve assicurarsi che il giornalino sia facilmente accessibile a tutti i dipendenti, in qualunque formato sia stato pubblicato, sia cartaceo che sul web.

 

Quale programma usare per creare una house organ professionale?

Per creare un valido magazine aziendale, è consigliabile l’uso di un software di impaginazione per professionisti, come per esempio Adobe InDesign. Si tratta di uno tool molto avanzato nelle funzionalità disponibili, che offre pertanto una vasta gamma di strumenti di progettazione, layout, stampa e pubblicazione, così da creare contenuti dalla grafica di qualità professionale.

 

Come distribuire ai dipendenti una house organ aziendale?

La distribuzione del periodico aziendale può essere fatta in più modi. Uno dei più semplici è quello di inviare ai dipendenti la rivista via e-mail.

In alternativa, è possibile stampare la pubblicazione su carta e distribuirla manualmente all’interno degli uffici.

In aggiunta a queste modalità, alcune aziende optano per la distribuzione online. Che significa? Si consente ai colleghi di scaricare la pubblicazione da un sito web, da una piattaforma di condivisione dei documenti o dalla Intranet aziendale. Fare così è una buona decisione, se l’azienda vuole contenere al minimo i costi di stampa e di distribuzione.

Va da sé che una pubblicazione veicolata sui canali del web è anche semplice da monitorare. In effetti, si possono per esempio tracciare i download, le aperture, i clic sui link, le condivisioni ecc. Quindi, si possono stabilire e valutare più facilmente alcuni obiettivi numerici.

 

E tu? Hai mai partecipato alla pianificazione e alla redazione di una house organ aziendale? Se sì, com’è stata l’esperienza? Avete raggiunto gli obiettivi prefissati? Lascia un commento qui sotto per dire la tua sull’argomento!

 

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Questo post che spiega che cosa è una house organ aziendale è stato scritto da Alessandro Scuratti, content marketing specialist e business blogger.
Da oltre 20 anni mi occupo di comunicazione per le aziende, come business writer e come content marketer. Dal 2011, gestisco questo mio blog, che raccoglie migliaia di visite ogni giorno. Sono anche l’autore di Scrivere per il web 2.0.
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