Settembre si avvicina e, se stai cercando lavoro, questo è un periodo particolarmente adatto per inviare la tua autocandidatura alle aziende. È per questo motivo che, dopo aver pubblicato post su come scrivere un curriculum vitae e una lettera di presentazione e su come affrontare un colloquio di lavoro, oggi parlerò della cosiddetta “thank you note”.

Magari alcuni di voi a settembre cercheranno lavoro nel settore della comunicazione, per esempio come web writer o community manager. Ecco allora che anche la thank you note, per quanto possa sembrare un elemento di scarso peso, potrebbe invece rivelarsi lo strumento che vi farà guadagnare i punti decisivi per la vostra assunzione.

Entriamo subito nel vivo della questione: che cos’è una thank you note? La thank you note è una lettera – o una e-mail – da inviare al recruiter con cui abbiamo sostenuto un colloquio. Sgombriamo subito il campo da un’insinuazione maliziosa: questa comunicazione non è un tentativo grossolano di ingraziarsi le simpatie del selezionatore. È piuttosto uno strumento per ribadire il nostro entusiasmo per la posizione lavorativa che ci è stata presentata.

Ma c’è di più: una thank you note rappresenta un modo efficace per differenziarsi dalla massa degli altri candidati. In effetti, qui in Italia, inviare una thank you note a un selezionatore è una pratica ancora poco diffusa. Sono in pochissimi a scrivere qualche riga per ringraziare dell’opportunità concessa e per farsi ricordare dai direttori del personale. Ecco dunque un motivo ulteriore per sfruttare anche questo strumento, che tra l’altro ha un costo veramente irrisorio – cioè un francobollo e il tempo di scrivere qualche riga ben studiata.

Navigando in Rete, ho trovato un ottimo esempio di thank you note, proposto dall’Università di Pittsburg – clicca sull’immagine in alto a destra per ingrandirla. In tutta onestà, io sarei per una comunicazione più stringata – lunga all’incirca la metà di quella proposta nell’esempio –, ma dipende comunque dai casi. Diciamo che, in linea generale, l’essere sintetici è comunque una buona idea di partenza.

Vediamo adesso quali sono le considerazioni di massima che possono esserci d’aiuto nel creare una thank you note efficace.

1. Innanzitutto, dobbiamo curare l’intestazione della thank you note. Inseriamo il nome e il cognome della persona con cui abbiamo sostenuto il colloquio e manteniamoci professionali nel rivolgerci a quest’ultima. La formula consigliata in italiano potrebbe per esempio essere un semplice: “Gentile dottor Mario Rossi”. Né di più né di meno.
2. L’attacco della lettera deve contenere al tempo stesso un ringraziamento per l’opportunità che il recruiter ci ha dato e qualche elemento che richiami i contenuti del colloquio. Il tutto serve a far percepire chiaramente che siamo sinceramente motivati nei confronti della posizione scoperta.
3. Un consiglio stilistico: è bene esprimersi in maniera semplice, chiara e precisa. È corretto usare il gergo di settore per riferirsi alla posizione lavorativa, ma è altrettanto utile mantenere il tono del discorso su binari di immediatezza.
   Questo non significa che si deve essere troppo informali nei confronti del selezionatore! La distanza va mantenuta. Il suggerimento che voglio dare è semplicemente questo: dobbiamo apparire professionali, ma non ingessati.
4. Un altro punto fondamentale: il testo della thank you note non deve solo ricordare al selezionatore chi siamo e quanto grande sia il nostro entusiasmo per la posizione aperta, ma soprattutto deve ricordare quali problemi possiamo andare a risolvere all’azienda, se essa ci assumerà. In questo senso, la thank you note assomiglia a una lettera di accompagnamento del curriculum vitae: deve cioè spiegare nuovamente – e molto chiaramente – che cosa ci guadagnerà il selezionatore se deciderà di assumere proprio noi.
   Dal momento che è verosimile che il selezionatore intervisti più candidati al giorno, è davvero bene inserire nella lettera qualche dettaglio specifico che gli ricordi qual è il nostro valore aggiunto. Faccio un esempio: “La mia conoscenza bilingue dell’inglese troverebbe ideale applicazione nella mansione da commerciale estero che mi ha presentato”.
   In altre parole, l’obiettivo è rinfrescare la memoria sui contenuti di cui si è parlato, sui nostri punti di forza e sulla coerenza della nostra candidatura verso l’occupazione vacante.
5. La chiusura della lettera di ringraziamento è il suo momento più delicato. È giusto esprimere in essa la speranza di essere assunti e, se non lo si è già fatto in precedenza, è utile chiudere ricordando il motivo per cui la nostra candidatura è in linea con la posizione aziendale offerta.
   Va però anche suggerito il fatto che ci aspettiamo una risposta da parte del selezionatore. Che cosa significa? Onde non rimanere nel dubbio e pensare di essere ancora in corsa per la posizione – quando invece è stata assegnata a un altro candidato oramai da tempo –, il consiglio è quello di chiudere sollecitando la risposta dell’interlocutore. Questo tipo di finale è in pratica una call to action, cioè un invito a un ricontatto – si spera positivo –, vista la nostra legittima aspirazione ad avere quantomeno un feedback sul nostro colloquio e sul risultato finale della selezione.

In conclusione, una thank you note è uno strumento che può rivelarsi davvero utile, perché ci differenzia dalla massa degli altri candidati. È però al tempo stesso un tipo di comunicazione che richiede attenzione, perché è facile sbagliare il tono, facendo così la figura degli insistenti o addirittura degli adulatori. Il giusto compromesso è quello che si ottiene con una lettera stringata e professionale, ma che riesce nel contempo a trasferire la nostra unicità e la nostra sincera gratitudine per l’opportunità che ci è stata concessa.

Ancora una cosa. Qual è il momento giusto per inviare una thank you note? Non bisogna aspettare troppo: il giorno successivo al colloquio è quello più indicato per scrivere questa comunicazione e poi spedirla.

E tu, come la vedi? Hai mai scritto un bigliettino di ringraziamento dopo un colloquio di lavoro? Com’è andata? Più in generale, che consigli daresti per scrivere una thank you note che aumenti le possibilità di un candidato di impressionare i responsabili delle risorse umane ed essere assunto?

Questo post sul modo migliore per scrivere una thank you note e trovare un nuovo lavoro è stato scritto da Alessandro Scuratti, content specialist e blogger.
Da 19 anni mi occupo di comunicazione per le aziende, come business writer e come content marketer. Dal 2011, gestisco questo mio blog personale, che raccoglie migliaia di visite al giorno. Sono autore di “Scrivere per il web 2.0”.
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