Come scrivere una lettera formale perfetta? Bella domanda, vero? Esistono delle regole nella scrittura della corrispondenza di tipo ufficiale?

Sì, si possono dare dei consigli. Per scrivere una lettera formale in modo corretto è prima di tutto indispensabile conoscere almeno a grandi linee la struttura della missiva e il registro linguistico più adatto per comunicare con il ricevente. Altrimenti, il rischio è quello di creare una lettera troppo informale e perciò inadeguata.

Prima di trattare il tema dell’architettura di una lettera formale, vediamo quando si usa questo tipo di corrispondenza postale. La lettera formale è ricorrente nelle comunicazioni ufficiali, per esempio in quelle lavorative o commerciali. Il destinatario – un’azienda, un ente pubblico, un professionista ecc. – è in genere estraneo al mittente. Oppure, se anche i due si conoscono, tra di essi vi un rapporto non confidenziale.

Qual è la struttura da preferire nello scrivere una lettera formale? Innanzitutto, un paio di raccomandazioni che, in generale, valgono per qualsiasi tipo di corrispondenza cartacea. La prima. La lettera dev’essere strutturata con chiarezza. Cioè: le aree che delimitano ciascuna sua sezione devono essere ben spaziate. Il che rende ogni singola sezione chiaramente riconoscibile a colpo d’occhio. La seconda. Lo stile di una comunicazione formale dev’essere sintetico, rigoroso, preciso.

Questi due accorgimenti aiutano il mittente a rendere più efficace il proprio messaggio e agevolano il destinatario nella lettura e nella comprensione dei contenuti della missiva.

 

Come scrivere una lettera formale: la struttura

Passiamo ora a descrivere la struttura di una lettera formale. Essa è composta dalla seguenti sezioni:

Mittente

Il mittente è colui che invia la lettera formale. Di solito, questa sezione contiene un logo – se il mittente è un’azienda –, il nome del mittente, il suo indirizzo, il suo numero di telefono e la sua e-mail. Tutti questi dati si scrivono in alto a sinistra.

Luogo e data

Il luogo è quello in cui la lettera è stata scritta, mentre la data è quella di quando è stata scritta. Entrambi si mettono in alto a destra, ma è accettabile inserirli anche in alto a sinistra. Luogo e data vanno sulla stessa riga, separati da una virgola. La data si può scrivere in due modi: giorno in cifre, mese in lettere e anno in cifre oppure gg/mm/aaaa.

Destinatario

Il destinatario è chi riceve la lettera formale. Questa sezione contiene il nome – o la ragione sociale – e l’indirizzo del destinatario. Tali dati vanno scritti in alto a destra, sotto il luogo e la data. Se lo si desidera, prima del nome e del cognome, si può mettere la formula “alla cortese attenzione di” oppure “CA“.

Riferimenti

Sono usati perlopiù in una lettera formale commerciale e indicano precedenti comunicazioni tra mittente e destinatario della missiva postale. Per esempio, si può scrivere “Ns. rif.” oppure “Vs. rif.“, entrambi seguiti dal codice o dalla sigla del riferimento.

Oggetto

Soprattutto nella corrispondenza commerciale, l’oggetto sintetizza il contenuto della lettera formale. Va scritto in alto a sinistra. Di norma, la parola oggetto si scrive in maiuscolo e in grassetto. Se si vuole dare maggiore enfasi, la si può sottolineare.

Formula di apertura

È l’esordio della lettera formale. Va scritta a sinistra. L’iniziale della prima parola deve essere maiuscola e, al termine della formula, va messa una virgola. Una delle formule di apertura oggi più usate è formata dall’aggettivo gentile seguito dal titolo della persona e dal suo cognome.
Nella corrispondenza commerciale, la formula di apertura si può tralasciare, se si è indicato alla cortese attenzione di nella sezione del destinatario oppure se si sta scrivendo genericamente a un’azienda.

Corpo della lettera

Il corpo della lettera formale è il contenuto della comunicazione. In genere, è costituito da un’introduzione, da una parte centrale e da una conclusione.

Formula di chiusura

Comprende i ringraziamenti e i saluti e va messa in basso a sinistra. La formula va sempre seguita da un punto. Alcuni esempi di formule di chiusura per una lettera formale:

• Distinti saluti.
• Cordialità.
• Cordiali saluti.
• In attesa di un Suo riscontro, voglia gradire i miei più cordiali saluti.
• La ringrazio per l’attenzione e La saluto cordialmente.

Firma

Da scrivere in basso a destra. Le si possono aggiungere l’indirizzo, il numero di telefono e l’e-mail del mittente. Questi ultimi tre dati, in una lettera formale, prendono anche il nome di antefirma.

Post scriptum o P.S.

In genere, serve a enfatizzare un’idea già espressa nel corpo della lettera. Si inserisce in basso a sinistra, sotto la firma. Nella corrispondenza personale è molto usato, ma è da evitare in una lettera formale, soprattutto se è di tipo commerciale.

Allegati

Un allegato è un documento che si aggiunge alla lettera formale, perché citato nel suo corpo. Gli eventuali allegati vanno indicati in basso a sinistra.

Iniziali dell’autore o del dattilografo

Le iniziali dell’autore o del dattilografo si indicano solo in una lettera formale commerciale. Vanno messe in fondo a sinistra, sotto gli eventuali allegati. Come si scrivono? Innanzitutto vanno indicate le iniziali dell’autore, in maiuscolo, seguite da una barretta o dai due punti. Subito dopo, vanno scritte le iniziali del dattilografo, in minuscolo.

 

Come scrivere una lettera formale: un esempio

Qui sotto, potete trovare un esempio grafico molto intuitivo che mostra la struttura di una lettera formale.

Come scrivere una lettera formale: altri consigli

Prima di chiudere l’argomento, vale la pena parlare di alcuni accorgimenti che, pur non riguardando la struttura di questo tipo di comunicazioni scritte, consentono comunque di scrivere una lettera formale che sia davvero perfetta. Ecco dunque che cosa dovresti inoltre tener presente nel creare le tue missive:

• Evitare gli errori ortografici e gli errori grammaticali. Prova infatti a pensare a quella che sarebbe la tua sensazione se ricevessi una lettera commerciale, un curriculum vitae, una lettera di presentazione o un qualsiasi altro tipo di comunicazione scritta via posta che presentasse dei refusi. La tua fiducia nel mittente della missiva non sarebbe gravemente compromessa?
• Compilare la busta da lettera in modo corretto. Sul come scrivere una lettera formale abbiamo detto molto, ma anche le buste devono esser compilate nel giusto modo, per dare un tono professionale a tutta la tua comunicazione.
• Non esagerare con i colori nel testo. Anzi: a dire il vero, scrivere una lettera che sia effettivamente formale significa usare semplicemente il nero per i suoi testi. In linea di massima, è bene comunque tenersi lontani da qualsiasi tentazione di pasticciare con troppi colori la propria comunicazione scritta. In effetti, per quanto il redattore si sia posto lo scrupolo di favorire la concentrazione del lettore, il risultato finale andrà nella direzione opposta.
• Evitare il gergo specialistico… a meno che non si sia sicuri che il lettore lo conosca! Per la serie: alzi la mano chi non ha mai ricevuto una lettera scritta con parole, sigle e acronimi sconosciuti, che rendevano incomprensibile il messaggio del mittente. Questo è purtroppo un difetto riscontrabile in tante comunicazioni postali della Pubblica Amministrazione. Ma scrivere una lettera formale comprensibile significa curare la chiarezza dei propri messaggi. Come a dire: parla sempre più chiaro che puoi. E parla in gergo – tecnico, amministrativo, burocratico ecc. – solo con i lettori che sei certo che ti capiranno.

 

Ecco, questo è tutto ciò che è indispensabile sapere su come scrivere una lettera formale che funziona, cioè sulla redazione di una missiva che raggiunge gli scopi di immagine e di buona comunicazione che ti sei dato.

Secondo te, i suggerimenti qui sopra sono esaustivi? Vuoi aggiungere qualche osservazione o quanche consiglio supplementare? Lascia un commento qui sotto e condividi con tutti noi le tue indicazioni su come scrivere una lettera formale efficace!