Che cosa sono i KPI aziendali o Key Performance Indicators? La definizione chiarisce il significato di queste fondamentali metriche di economia aziendale: si tratta di valori quantitativi o di indici qualitativi che, costantemente monitorati nel tempo, mostrano l’efficacia con cui un’azienda sta raggiungendo i propri obiettivi strategici e operativi.

In sostanza, i KPI sono indicatori di quanto un’impresa sta avendo successo o meno nel perseguire i propri obiettivi di business. Per dirla in altri termini, tali parametri servono a misurare in via quantitativa dei dati – o in via qualitativa delle tendenze –, così da dare informazioni preziose all’imprenditore o al management aziendale. Lo scopo è riuscire a monitorare la salute dell’azienda, per prendere eventuali decisioni correttive e per fare previsioni future.

In genere, i key performance indicators si dividono in KPI di Alto Livello, che riguardano le prestazioni generali del business, e in KPI di Basso Livello, che misurano i risultati ottenuti dalle singole divisioni aziendali, per esempio il marketing, il customer care, l’amministrazione, le vendite ecc.

In italiano, i KPI sono spesso chiamati anche indicatori chiave di prestazione (ICP) oppure indicatori essenziali di prestazione (IEP).

 

Alcuni esempi di KPI aziendali

Ecco alcuni esempi di KPI comunemente usati per la valutazione dei processi aziendali:

• Divisione vendite

  • Fatturato relativo a un determinato periodo
  • Tasso di conversione dei lead
  • Valore medio degli ordini

• Divisione marketing

  • Numero di lead generati in un dato periodo
  • Cost per lead
  • Tasso di conversione dei diversi marketing funnel

• Customer care

  • Tempo di risposta al cliente sui vari canali
  • Tasso di soddisfazione del cliente
  • Numero di reclami risolti con successo

I key performance indicators variano a seconda del settore, delle strategie aziendali e degli obiettivi specifici del business. È dunque estremamente importante selezionare dei KPI che siano rilevanti, misurabili, coerenti con gli obiettivi dell’azienda e che offrano informazioni significative, così da capire se le cose stanno procedendo per il meglio oppure occorre intervenire. Se l’intervento è necessario, i KPI devono anche indicare dove bisogna apportare il correttivo.

 

Perché i Key performance indicators sono così importanti?

Perché è così utile stabilire degli indicatori di performance per un business? Quali benefici danno? L’importanza dei KPI aziendali sta nel fatto che forniscono un quadro chiaro delle prestazioni aziendali, consentendo agli imprenditori e ai manager di prendere delle decisioni informate e di monitorare il progresso degli obiettivi, sia strategici che tattici.

In tal senso, i KPI sono indispensabili per qualunque azienda, sia essa un grande brand o una micro impresa, venda prodotti o servizi, operi nel B2C o nel B2B, sia una startup o una società leader nel proprio mercato.

Del resto, senza i KPI e senza il loro costante monitoraggio nel tempo, un’azienda sarebbe in pratica una barca senza timone. L’imprenditore e i manager non avrebbero idea di come stanno andando le cose e non avrebbero modo di sapere se c’è bisogno o meno di dover intervenire per apportare correttivi. Le decisioni sarebbero prese a naso. Insomma: il business sarebbe lasciato a se stesso o quasi, con tutti i rischi che ne verrebbero.

 

Come si calcola un KPI aziendale?

Per calcolare un Key Performance Indicator aziendale, è necessario seguire alcuni passaggi specifici. Ecco allora una possibile guida su come calcolare un KPI:

• Definire l’obiettivo

  In primo luogo, bisogna identificare l’obiettivo specifico che si desidera misurare con il KPI. Per esempio, si potrebbe voler monitorare il tasso di conversione delle vendite o il numero di lead prodotti online.

• Scegliere la metrica

  Una volta identificato l’obiettivo, bisogna selezionare la metrica o l’indicatore che rappresenta al meglio l’aspetto che si vuole misurare. Per esempio, se si vuole valutare il tasso di conversione delle vendite fatte dai commerciali, si potrebbe usare la metrica delle vendite concluse dai commerciali in rapporto a quelle fatte online.

• Determinare la formula

  Occorre definire la formula da usare per il calcolo dello specifico KPI. Ad esempio, se si vuole misurare il tasso di conversione di una campagna pubblicitaria su Google Ads, lo si può calcolare come il numero di contatti ricevuto diviso per il numero di clic ricevuti dagli annunci.

• Raccogliere i dati

  Serve assicurarsi di avere realmente accesso ai dati necessari al calcolo del KPI. Questi dati possono provenire da strumenti dell’azienda – per esempio, il CRM – oppure da strumenti esterni – per esempio, le statistiche fornite dalle diverse piattaforme di pubblicità online.

• Calcolare il KPI

  Basandosi sui dati raccolti, si calcola il valore del parametro con la formula definita in precedenza.

• Monitorare e analizzare

  Una volta calcolato il KPI, bisogna monitorare costantemente il suo variare nel tempo, anche allo scopo di individuare tendenze. Questo aiuterà a valutare l’andamento delle prestazioni aziendali e, quando necessario, a prendere misure correttive senza perdere tempo prezioso.

 

Chi stabilisce i KPI aziendali?

La responsabilità di stabilire quali devono essere i KPI aziendali è dell’imprenditore e del management dell’azienda. Dal momento che i key performance indicators devono essere allineati con gli obiettivi strategici dell’azienda, è naturale che chi guida l’impresa e quanti hanno un alto ruolo decisionale sul business si debbano prendere la responsabilità di identificare gli obiettivi chiave dell’azienda. Allo stesso modo, queste figure devono definire i KPI pertinenti, così da poter monitorare il progresso verso tali obiettivi chiave.

A seconda delle dimensioni e della struttura dell’azienda, potrebbero essere coinvolti anche i responsabili delle diverse funzioni aziendali. Queste figure possono contribuire a identificare i KPI specifici per le loro aree di competenza, come le vendite, il marketing, la finanza, le risorse umane, la produzione ecc. È logico – e utile – coinvolgere le persone chiave all’interno dell’organizzazione nella definizione dei KPI, perché queste ultime hanno una comprensione approfondita delle attività e degli obiettivi specifici delle rispettive divisioni. Il beneficio che viene dal loro coinvolgimento garantisce che i KPI siano pertinenti, misurabili e allineati alle strategie e alle priorità dell’azienda.

Non è finita qui. Una volta individuati, i KPI aziendali devono essere comunicati a tutti i livelli dell’organizzazione. Questo perché tutti i dipendenti devono comprendere gli obiettivi e contribuire a raggiungerli. In effetti, un’azienda in cui chi ci lavora non conosce gli scopi del business e non ha obiettivi da raggiungere è poco efficace nel conseguire i risultati di business che l’imprenditore o il CdA hanno stabilito.

 

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Questa è la definizione e il significato di KPI (key performance indicators), ed è stata scritta da Alessandro Scuratti, consulente di marketing e comunicazione.
Da più di 20 anni aiuto le piccole e medie imprese a vendere di più. Dal 2011, gestisco questo mio blog, che raccoglie migliaia di visite ogni giorno. Sono l’autore del libro Scrivere per il web 2.0, adottato da due università.
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