Quali sono gli sbagli più grossi che le aziende fanno nel business writing? Ragazzi, tenetevi forte, perché l’elenco è lungo davvero. Potenzialmente infinito! Sicché è meglio concentrarsi sugli errori più comuni oppure su quelli più gravi, lasciando da parte i peccati di business writing più veniali.

Ma prima di tuffarci nel cuore dell’argomento, permettimi di fare un piccolo ripasso. Che cos’è il business writing? Business writing è l’espressione inglese che sta a indicare la scrittura professionale, cioè la scrittura che si usa nell’ambito del lavoro. Questa definizione è piuttosto generica, ma ciò è inevitabile, perché il campo di applicazione di questa disciplina è davvero amplissimo.

In effetti, solo per fare alcuni esempi, ci troviamo a fare business writing ogni volta che:

• Scriviamo per vendere, cioè facciamo del copywriting.
• Creiamo i testi di una landing page o di una e-mail per una campagna di e-mail marketing.
• Redigiamo una lettera commerciale.
• Creiamo una pagina web per un sito di e-commerce.
• Scriviamo un post di un blog aziendale, per fare content marketing.
• Aggiorniamo il nostro profilo su LinkedIn.
• Gestiamo profili aziendali su Facebook, su Twitter, su Google+ o su altri social network.
• Redigiamo un catalogo prodotti o un manuale di istruzioni.
• Scriviamo un rapporto o una presentazione da condividere con i colleghi.
• Scriviamo un libro bianco o un e-book professionale.
• Stendiamo un curriculum vitae o una lettera di presentazione.

La lista sopra avrebbe potuto proseguire ancora a lungo. Insomma: tutto ciò che ha a che fare con la scrittura professionale – cioè la scrittura legata al lavoro – è business writing.

Per esempio, anche il web writing, cioè la scrittura per il web, rientra nel calderone del business writing. E lo stesso si può dire di tutte le forme di scrittura che i community manager o i blogger adoperano nel gestire i profili sui social network o nel creare i post dei corporate blog di brand e PMI.

Sulla scrittura professionale, vi consiglio un ottimo libro, scritto da Alessandro Lucchini. Il testo – manco a farlo apposta – ha come titolo Business writing. È davvero un’ottima guida alla scrittura che si usa per lavoro. Se metti in pratica le norme redazionali e i consigli che trovi nel testo di Lucchini, diventerai un business writer senz’altro più efficace!

Ma torniamo a parlare delle diavolerie che i brand e le PMI combinano quando sono alle prese con il business writing.  🙂  A tal riguardo, ci viene in aiuto un’infografica di Grammar Check – qui a destra, cliccaci sopra per ingrandirla. Questa società si è presa la briga di fare un po’ il punto della situazione sulla scrittura professionale. E soprattutto sugli errori che le gravitano attorno e che rendono meno efficace la comunicazione delle aziende!

 

Business writing: qualche premessa

L’infografica fa riferimento a quello che succede nel business writing negli Stati Uniti. Quindi, parte per prima cosa elencando qualche dato in generale sulla scrittura professionale in quel Paese. Per esempio, è interessante notare che:

• Il 20% dei lavoratori americani spende il 20% delle proprie ore lavorative a scrivere testi tecnici o commerciali. Quindi, una fetta di tempo assolutamente significativa è dedicata al business writing!
• Gli ingegneri e i tecnici spendono all’incirca il 40% del loro tempo lavorativo a scrivere relazioni. Questo mi fa ritornare con il pensiero ai tempi dell’università, quando ero studente di Ingegneria Elettronica. Un giorno, l’insegnante di Elettrotecnica pose l’accento proprio sull’importanza del business writing per i professionisti della discipline tecnologiche. Ci disse così: “La gente pensa che il lavoro di un ingegnere consista nel fare calcoli su calcoli. Sbagliato! Il suo lavoro consiste nello scrivere relazioni”. Se sei un tecnico o lo stai per diventare, non pensare di farla franca: la scrittura professionale è uno skill indispensabile per la tua carriera.

Questi due dati statistici ci sottolineano con forza la grande importanza che riveste il business writing. Insomma: stiamo parlando di qualcosa di davvero utile, mica di fuffa! Dopo tutto, anche Daniel Goleman, nel suo libro Lavorare con l’intelligenza emotiva, spiega che le abilità di scrittura sono un elemento predittivo affidabile circa gli sviluppi della carriera lavorativa di un professionista – in qualsiasi settore. Traduzione: meglio conosci il business writing e più soldi guadagnerai con il tuo lavoro. Qualunque esso sia.

A questo punto, l’infografica introduce i cinque più comuni errori di ortografia e di grammatica compiuti nella scrittura professionale. Si tratta di roba legata prettamente alla lingua inglese: non è interessante per noi Italiani. Tiriamo perciò dritto e continuiamo a parlare di business writing e dei pasticci raccapriccianti che combinano le PMI e i brand.

 

I 10 errori più comuni del business writing

Siamo al momento clou di questo mio post: ecco quali sono gli sbagli più frequenti nella scrittura professionale.

1. Numeri che non tornano. Capita infatti che in un documento vengano citate delle cifre, ma che la loro somma non dia il numero che ci si aspetta. Per esempio, succede spesso che la somma di frazioni percentuali ecceda il 100%.
2. Riferimenti a figure e tabelle sbagliati. Per esempio: “Come si può vedere in fig. 2”, ma la figura giusta è invece un’altra.
3. Dati senza fonti. Questo è un problema diffuso in ogni ramo del business writing. In effetti, anche i web writer e i blogger spesso citano dati senza indicare da quali fonti li hanno attinti.
4. Dettagli non approfonditi. Si vuol intendere questo: spesso capita che il business writer abbozzi la stesura un paragrafo dedicato a un argomento specifico e poi dica: “Su questo ritornerò in un secondo momento. Ora vado avanti a scrivere altre cose più prioritarie”. Poi, in realtà, si dimentica di ritornare sul punto, e il documento viene pubblicato con quella parte che resta poco più che uno schizzo. Un errore piuttosto fastidioso e frequente nel business writing.
5. Stordire i lettori con un linguaggio tecnico. Ecco una buona domanda da porsi se si vuol fare business writing efficace: sei sicuro al 100% che i tuoi lettori conoscano il gergo tecnico vuoi usare? Se la tua risposta è sì, continua ad adoperare quel linguaggio. Se la tua risposta è invece “Non ne sono certo al 100%”, scrivi più chiaro! Ricorda infatti che, prima delle esigenze del business writing, c’è la necessità di scrivere per farti capire. Quindi, al bando qualsiasi gergo tecnico, a meno che il destinatario dei tuoi messaggi non lo conosca come te. Al limite, se proprio non puoi evitare di usare dei termini e delle espressioni tecniche, spiegane subito il significato con parole semplici.
6. Essere troppo precisi. Mi spiego con un esempio grossolano. Immaginiamo uno scritto di business writing che voglia commentare il ritrovamento dello scheletro di un dinosauro. Quanti anni ha lo scheletro? Risposta accettabile: 75 milioni di anni. Risposta falsamente precisa: 75.000.100 anni. Ecco, la precisione a tutti i costi rende peggiore il tuo business writing, perché spinge i lettori a notare che c’è una tensione spasmodica verso il dato esageratamente preciso. E questo li distrae.
7. Essere incoerente. Può capitare di leggere documenti in cui, a un certo punto, si afferma una cosa e poi, in un altro punto, la si smentisce. Ecco, un bravo business writer dovrebbe dedicare alla fase di rilettura il tempo adeguato. Non solo per fare la correzione bozze, ma anche per eliminare dal proprio scritto, testo, post o altro documento ogni incoerenza.
8. Fidarsi di non aver commesso refusi. Il refuso è invece una brutta bestia. Si nasconde tra le tue parole in maniera subdola, distruggendo la tua credibilità di redattore e vanificando i tuoi sforzi di scrivere attraverso un business writing efficace. Perciò, sii umile: fa’ sempre la correzione bozze, come suggerito anche al punto precedente. Di più: falla fare a qualcun altro, perché noi siamo i peggiori correttori dei nostri testi.
9. Cadere nell’equivoco “less is more”. No, non sempre meno è meglio. Prima di tutto perché una scrittura professionale stringata rischia di banalizzare l’argomento su cui si sofferma. Poi, perché è spesso necessario spendere qualche parola in più, magari facendo degli esempi chiarificatori. Insomma: non si può dire a prescindere se il business writing efficace consista nello scrivere tanto o poco. Bisogna scrivere di volta in volta ciò che serve a sviscerare l’argomento, senza però essere ridondanti.
10. Usare acronimi e abbreviazioni non comuni. Come per il punto cinque: sei sicuro che le sigle che hai inserito nel tuo documento siano comprensibili per i lettori? Se hai anche solo un minimo dubbio, scioglile!

 

Ecco, questi sono i dieci errori più comuni nel business writing secondo l’infografica. In realtà, la lista potrebbe continuare. Magari potresti citare qualche castroneria tu stesso nei commenti…

 

Quali le cause di un pessimo business writing?

Dopo essermi accanito sugli errori che brand e PMI fanno nella loro scrittura professionale, è utile cercare di capire perché si fanno quegli sbagli. Per la serie: criticare un errore va bene, ma è meglio comprendere le sue cause, per imparare a evitarlo in futuro. Bene, anche in questo caso ci viene in aiuto l’infografica. Queste le motivazioni degli errori che si vedono fare nel business writing:

• Un pessimo management. Evidentemente inteso come un pessimo modo da parte dei capi di gestire le loro risorse. Facile da intuire: se il rapporto professionale tra i colleghi è lacunoso dal punto di vista della comunicazione, ciò si ripercuote anche nella scrittura professionale.
• Una mancanza di preparazione tecnica. Business writer non ci si può improvvisare. Sì, è vero, tutti sappiamo scrivere. Ma è un errore terribile ritenere che questo sia sufficiente per dirsi scrittori professionali. In effetti, il business writing è una disciplina che, prima di essere padroneggiata, richiede studio e pratica. Pensiamo per esempio al web writing: chi non ne conoscesse le regole e volesse comunque scrivere sul web riuscirebbe difficilmente a creare contenuti di qualità.
• Una motivazione debole. Si tratta verosimilmente di un altro problema di tipo manageriale. Come per tutte le cose, anche il buon business writing richiede che lo scrittore professionale sia carico e soddisfatto del lavoro che svolge. Se la sua motivazione è sotto i tacchi, è inevitabile che la sua scrittura professionale ne risenta. E i lettori dei suoi documenti se ne accorgeranno altrettanto inevitabilmente.
• Un effetto domino. Con questo s’intende il trasferimento di conoscenza e di istruzioni attraverso troppe persone. Mi spiego meglio. La situazione ideale è questa: la persona che possiede le informazioni da inserire in un documento è anche il professionista esperto in business writing. Se invece la catena di trasmissione delle informazioni è troppo lunga – convolge cioè troppi colleghi –, è chiaro che da un passaggio all’altro si perderà qualcosa e qualcos’altro verrà distorto. Il risultato finale sarà un business writing meno efficace.

 

10 consigli per rendere il tuo business writing più efficace

Esistono dei consigli su come migliorare l’efficacia della propria scrittura professionale? Certo che sì. Anche in questo caso, l’infografica ci soccorre, dandoci qualche idea preziosa. Ecco dunque quali sono le dritte che possono trasformare un business writer mediocre in un professionista della scrittura capace di creare documenti che siano redatti attraverso tecniche capaci di colpire il bersaglio!

1. Va’ dritto al punto. La parola d’ordine è: concretezza. Mai menare il can per l’aia. È molto più efficace andare sempre al nocciolo della faccenda. In effetti, il business writing non si può certo permettere le descrizioni ariose che sono invece così frequenti nella scrittura creativa. Lo scopo della scrittura professionale è informare, non distrarre e nemmeno divertire. Perciò, lascia perdere le lunghe frasi introduttive. Non imitare per esempio la scrittura di Proust o quella di Schopenhauer. Di più: ogni volta che esprimi un concetto, cerca di usare solo le parole necessarie a delinearlo, senza dilungarti inutilmente.
2. Evita la forma passiva. I verbi alla forma passiva ammosciano le frasi. Perciò, usa i verbi alla forma attiva, perché forniscono al tuo periodare energia, brio, forza. Così, il tuo business writing avrà più possibilità di tener sveglia l’attenzione del lettore.
3. Fa’ esempi. Non tutti i concetti sono facili da capire. Alcune persone avranno perciò bisogno di esempi. Un esempio pratico, introdotto al momento opportuno, può trasformare un paragrafo da fumoso a chiaro.
4. Appoggiati a uno schema espositivo. Così come la frase ha la struttura ideale soggetto-verbo-complemento, allo stesso modo è utile che il tuo business writing segua una scaletta argomentativa. Quale? La più semplice: a) premesse o cappello iniziale, b) sviluppo dell’argomento, c) conclusioni e osservazioni finali. È in sostanza quello che facevi a scuola con i temi, né più né meno. Ah, una cosa importante: fare business writing efficace significa anche curare che i passaggi tra i tre step appena citati risultino logici e coerenti. Vietato spiazzare il lettore!
5. Usa la punteggiatura correttamente. Da’ ai tuoi lettori un’esperienza di lettura confortevole: la punteggiatura è stata inventata proprio per quello! Perciò, usa le virgole e i due punti come si deve. Attento che non giova all’efficacia del tuo business writing scrivere frasi interminabili. Te lo dico per esperienza, perché ho visto business writer scrivere frasi di 150 parole… Metti un punto ogni tanto. Fa’ respirare il tuo lettore.
6. Conosci il tuo target. In realtà, questo dovrebbe essere il primo comandamento del business writing e dovrebbe suonare così: non scrivere una sola parola se prima non sai perfettamente a chi ti stai rivolgendo. In effetti, la tua scrittura professionale come potrebbe mai centrare il proprio bersaglio comunicativo se non sai a quale destinatario ti rivolgi?
7. Fa’ una revisione finale. Non si tratta solo di fare una rilettura, per vedere se tutto torna e si tiene. Si tratta anche di fare una precisa correzione bozze, per eliminare qualsiasi eventuale refuso.
8. Usa i font giusti. Il che significa sostanzialmente questo: non stordire il tuo lettore con mille font differenti e con mille colori diversi! Fare business writing non significa dare sfogo alle tue velleità di artista represso! Sii perciò sobrio. Ecco, qui la parola d’ordine è proprio questa: sobrietà. E la stessa cosa vale anche per il grassetto e per il corsivo: non esagerare.
9. Vacci piano con le maiuscole e le minuscole. Ci sono regole ben precise nell’italiano e nel business writing per l’uso delle maiuscole e delle minuscole. Hai l’obbligo di adeguarti a esse. Da evitare anche la scrittura tutta in maiuscolo: oltre che inutile – perché le cose si possono dire in maniera meno urlata –, ti farà apparire come un redattore di serie B, che non padroneggia la scrittura professionale.
10. Sii autentico e rilassato. Che significa? In pratica, non devi cercare di stupire i lettori con chissà quali fuochi d’artificio letterari. L’essenza del business writing non sta nei giochi di parole e nelle figure retoriche ricercate, ma nel trasferire un concetto in modo veloce ed efficace al pubblico. Pertanto, anche qui, massima sobrietà. Quindi, non atteggiarti a grande scrittore di romanzi, ma cerca di essere un divulgatore efficace. Questo non ti vieta di avere un tuo stile, cioè di trasferire la tua personalità nella tua scrittura professionale. Anzi: un tocco personale può senz’altro rendere più calda e originale la tua scrittura. Ma tutto dev’essere pensato in funzione del destinatario dei tuoi messaggi.

 

A questo punto, l’infografica ci dà quelli che ritiene i cinque consigli che sintetizzano l’essenza del business writing davvero efficace:

1. Fa’ tanta pratica.
2. Tieniti aggiornato sul business writing e sulle sue tecniche.
3. Sii chiaro.
4. Sii stringato, se ti è possibile.
5. Fa’ la correzione bozze per eliminare gli eventuali refusi.

Per quella che è la mia esperienza, aggiungerei un altro suggerimento. Questo: la buona scrittura professionale deve essere strategica. Che intendo dire? Le tattiche e le tecniche descritte fin qui funzionano sicuramente nel business writing. Ma il bravo scrittore professionale non sa solo “come” fare le cose, ma anche “perché” farle. È appunto strategico, ha cioè la visone d’insieme del proprio lavoro, conosce la direzione a cui deve tendere e quali sono gli obiettivi aziendali di medio e lungo termine da raggiungere.

Ad ogni modo, voglio indicarvi anche una eccellente presentazione sul business writing, davvero ricca di consigli pratici:

Ecco, siamo arrivati alla fine di questo nostro lungo percorso sul business writing e sull’importanza di dedicargli risorse adeguate. Perché ne va dell’efficacia comunicativa attraverso cui i brand e le PMI si interfacciano con i clienti, i fornitori, i partner e anche i propri dipendenti.

E tu, come la vedi? Sei un business writer? Hai dei dati recenti da condividere con tutti noi sui benefici conseguiti dalle aziende che comunicano in maniera davvero professionale? Più in generale, vuoi dire la tua sulla scrittura professionale nel nostro Paese?