Nel suo libro Lavorare con l’intelligenza emotiva, Daniel Goleman ci racconta varie cose interessanti. Una di quelle che più mi hanno colpito è questa: chi sa esprimersi correttamente – soprattutto negli scritti – ha enormi benefici nella carriera lavorativa. Riesce cioè ad arrivare più in alto e a ottenere stipendi migliori.

Se ci pensiamo, non è poi così strano: chi padroneggia la scrittura sa come promuovere e far accettare le proprie idee. Chi padroneggia la scrittura sa come vendere ai clienti. Chi padroneggia la scrittura sa come mettersi in evidenza agli occhi dei capi, differenziandosi dai colleghi. In altre parole: la scrittura ci dà un reale vantaggio competitivo, sia nei confronti della concorrenza che nei confronti dei colleghi che ambiscono come noi a una promozione.

Su queste premesse, è evidente quanto sia fondamentale scrivere meglio in azienda. Già, ma com’è possibile migliorare le nostre capacità di scrittura professionale? Per dirla in maniera più precisa: com’è possibile riuscire a scrivere rapporti, e-mail, preventivi e relazioni efficaci? Com’è possibile scrivere una qualsiasi comunicazione di tipo business che centri gli obiettivi prefissati?

Esiste una disciplina, il business writing, che indica le regole per scrivere le comunicazioni lavorative e commerciali. La conosco bene, perché ho a che fare con il business writing da 19 anni. Di conseguenza, so che cosa funziona davvero. In questo post, ti darò cinque suggerimenti su come essere da subito più efficace nella tua scrittura in azienda. Vedrai che il tuo portafogli ti ringrazierà…  🙂

Non perdiamo altro tempo. Ecco dunque le cinque cose che ti invito a fare da oggi stesso per aumentare le tue abilità di business writer.

1. Scrivi frasi brevi

   Le frasi brevi sono molto più comprensibili di quelle lunghe. In particolare, prendi questo dato come punto di riferimento: le frasi di 16 parole sono capite da circa il 75% dei lettori. Sappi quindi che, se crei frasi troppo lunghe, stai circoscrivendo il tuo pubblico. Al contrario, se crei frasi di 16 parole – o appena sotto questo valore –, ti capiranno quasi tutti quelli che ti leggono. Lo ripeto: i testi più comprensibili hanno in media un basso numero di parole per frase. Giusto per farti un esempio, questo post contiene in media 11,8 parole per frase. Un risultato che, con un po’ di allenamento, puoi ottenere anche tu.
   Attento però a non abbassare troppo il numero di parole per frase. Un testo infarcito di frasi brevi prende un ritmo troppo veloce. Non far venire il fiatone ai tuoi lettori!  🙂

2. Sii sintetico

   Le persone non hanno tempo da perdere. Sul lavoro ne hanno ancora di meno. Perciò, quando scrivi una comunicazione interna o esterna all’azienda, sii breve. Taglia tutto ciò che non è strettamente funzionale al messaggio che vuoi far passare. Taglia anche ciò che è ripetitivo: di’ le cose una sola volta. Chi ti legge ti sarà grato dello sforzo che hai fatto. E avrà modo di concentrarsi solo sui concetti importanti che vuoi trasferirgli. Ci guadagnate entrambi: il lettore va via liscio e tu ti fai intendere.

3. Sfrutta il metodo piramide rovesciata

   Parti dalle conclusioni. Cioè: inizia la tua comunicazione enunciando subito il messaggio principale. Parti cioè dal nocciolo della faccenda. Questo metodo funziona benissimo nel giornalismo e nel web writing, ma è utile anche nella scrittura in azienda. Insomma: va’ sempre al dunque. Solo in seguito, se il contesto lo rende necessario, entra nei dettagli. Come detto al punto precedente, le persone hanno pochissimo tempo da dedicarti. E sul lavoro è ancora peggio: colleghi, partner, fornitori e clienti non vogliono sprecare nemmeno un minuto. Siamo tutti fin troppo bombardati da messaggi inutili!

4. Cita le fonti e inserisci dati a sostegno delle tue tesi

   Se sei autorevole, le persone si fideranno di te. Ovviamente, ciò vale anche quando fai business. Ma come puoi riuscire a essere più autorevole nella tua scrittura? Il modo c’è: cita le fonti delle tue informazioni e indica i dati statistici che supportano ciò che sostieni. Specificare le fonti e inserire nelle tue comunicazioni tabelle, diagrammi, immagini e grafiche dà concretezza ai tuoi messaggi. Chi ti legge ti riterrà una persona scrupolosa e, soprattutto, affidabile. E la fiducia è un’arma fondamentale per trovare nuovi clienti, ma anche per farsi apprezzare dai colleghi.

5. Formatta i tuoi testi

   I tuoi scritti non devono mai assumere la forma di un blocco di testo compatto. I blocchi di testo, specialmente se lunghi, scoraggiano la lettura. Questo effetto risulta addirittura amplificato nella lettura a monitor. La soluzione migliore? Frazionare il testo in “bocconcini” di 5-6-7 righe ciascuno, come per esempio ho fatto io in questo post.
   E poi è utile usare il grassetto per evidenziare le parole e le espressioni chiave del discorso.
   Se formatti il tuo testo, lo renderai più leggibile. E un testo più leggibile risulta sempre più efficace. Non ci credi? Prendi la prima lettera commerciale che ti capita a tiro. Se l’azienda che l’ha inviata conosce il marketing a risposta diretta, noterai che è formattata con scrupolo.

Su come migliorare l’efficacia della tua scrittura lavorativa, potrei darti tanti altri suggerimenti. Per esempio, potrei spiegarti dell’importanza della punteggiatura. Pochissimi sanno usare con maestria le virgole, i due punti, le parentesi, il trattino ecc. Eppure, anche questi sono elementi che possono conferire alle tue comunicazioni scritte un’efficacia particolare.

Ancora un suggerimento. Tra l’altro, è probabilmente quello che più conta. Ogni volta che stai per scrivere un testo di tipo business, fermati un attimo e pensa al tuo destinatario. A chi stai per scrivere? A un collega? A un fornitore? A un potenziale cliente? Chiunque sia il destinatario, mettiti nei suoi panni. Vedrai che scrivere ti sarà più facile. E sono pronto a scommettere che le tue comunicazioni saranno anche più potenti.

Che cosa ne pensi di questi cinque consigli per scrivere in azienda? Li conoscevi già? Più in generale, che cosa fai per migliorare l’efficacia delle tue comunicazioni scritte quando si tratta di fare business?

Questo post su come scrivere in azienda in maniera più efficace è un articolo di Alessandro Scuratti, content specialist e business blogger.
Da 19 anni mi occupo di comunicazione per le aziende, come business writer e come content marketer. Dal 2011, gestisco questo mio blog personale, che raccoglie migliaia di visite al giorno. Sono autore di “Scrivere per il web 2.0”.
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