Comunicare in azienda: come scrivere testi aziendali efficaci

comunicare in aziendaCome comunicare in azienda in modo efficace? Nello specifico: come fare in modo che le tue comunicazioni scritte siano sempre efficaci? Come fare in modo che i tuoi colleghi capiscano sempre i documenti che condividi con loro?

Che tu scriva una email, una relazione, un rapporto o qualsiasi altra comunicazione in ambito lavorativo, è necessario che chi legge comprenda il tuo messaggio al 100%. L’obiettivo del comunicare in azienda è proprio questo: far circolare le informazioni, renderle disponibili alle persone che le dovranno poi usare nel loro lavoro.

Nelle mie esperienze lavorative, ho notato che le persone capaci di scrivere in modo efficace sono rare. Questo è un vero peccato e anche un danno per le società. In effetti, molto spesso, può fare più guai una comunicazione aziendale sbagliata che un concorrente particolarmente agguerrito. Insomma: come comunicare in azienda è un tasto dolente nel mondo degli affari italiano. Occorre perciò che ciascuno migliori le proprie capacità di business writer. Occorre imparare a scrivere più chiaro, occorre apprendere a comunicare in modo più efficace.

Fin qui, ho scritto tante belle parole. Ho parlato di propositi nobili e di intenti lodevoli. Ma… nella realtà di tutti i giorni, come si può iniziare a comunicare in azienda in modo davvero efficace? Esiste una ricetta perché le comunicazioni scritte tra colleghi centrino i loro obiettivi comunicativi? È davvero possibile che amministrativi, creativi, commerciali e tecnici si capiscono quando si scrivono? Sì, è possibile. E nel resto del post darò la mia ricetta perché questo avvenga.

Dunque, stabilito che comunicare in azienda non è un’utopia, ecco i consigli da seguire affinché le comunicazioni scritte aziendali siano realmente efficaci, e che lo scambio di informazioni tra colleghi sia proficuo al massimo. Mi concentrerò sulle indicazioni più importanti. Si potrebbe infatti parlare di comunicazione scritta per migliaia di righe, ma le cose più utili sono quelle che dirò sotto. Se messe in pratica, possono almeno raddoppiare l’efficacia delle comunicazioni in qualsiasi tipo di impresa. Non è poco, vero?

 

Comunicare in azienda, regola 1: mettiti nei panni del destinatario

In tutte le aziende esiste un gergo interno. Questo gergo è condiviso tra i colleghi: è il linguaggio comune aziendale. Ma è altrettanto vero che esistono dei sotto gerghi non condivisi. Alcuni esempi? Un amministrativo ha il suo gergo tecnico. Un creativo ne ha un altro, tutto suo. Lo stesso vale per i colleghi delle altre divisioni aziendali. Se ogni divisione iniziasse a parlare esclusivamente il proprio linguaggio, per l’azienda sarebbe la fine: i vari reparti non riuscirebbero più a scambiarsi informazioni.
Per comunicare in azienda in modo proficuo, è pertanto indispensabile che chi scrive si metta nei panni di chi riceve la comunicazione scritta. Per esempio, se un tecnico scrive una email a un commerciale, è necessario che si metta nei panni del commerciale. Ciò significa farsi domande come: conosce il mio gergo tecnico? Come posso fargli capire le mie parole? Come posso fare in modo che il mio messaggio sia efficace al massimo?
Già il solo porsi da questo punto di vista predispone chi scrive a un atteggiamento di cura verso il lettore. Insomma: il mittente si preoccuperà del destinatario. E ciò lo aiuterà a comunicare con più attenzione, con più chiarezza, con più efficacia. Dunque, se vuoi comunicare in azienda come si deve, mettiti nei passi dei destinatari dei tuoi messaggi.

 

Comunicare in azienda, regola 2: evita il gergo tecnico inutile

L’ho praticamente già detto sopra, ma è un concetto che conviene esplicitare meglio. Nelle comunicazioni scritte tra colleghi di reparti diversi, occorre evitare il gergo tecnico non comune. La comprensibilità dei testi sarà molto migliore.
Certo, se ciò è inevitabile, si usi pure il gergo tecnico che serve. Ma ci si preoccupi sempre di spiegare, con parole chiare, che cosa si è scritto. L’essenza del comunicare in azienda è proprio questa: sforzarsi di essere comprensibili a tutti i colleghi che, senza questo sforzo, non capirebbero – e non per colpa loro! – le nostre comunicazioni scritte.
Al bando anche gli acronimi e le abbreviazioni non comuni. O meglio: possono essere anche usati, ma bisogna sempre spiegare il loro significato.

 

Comunicare in azienda, regola 3: evidenzia i concetti importanti

Per comunicare meglio nei tuoi scritti, puoi fare una cosa tanto semplice quanto efficace: dà enfasi ai concetti e alle parole chiave più importanti. Come si fa? Usa il grassetto, il corsivo, il sottolineato per evidenziare le parole e le espressioni che rappresentano idee chiave. Non esagerare però. Perché creare testi zeppi di effetti grafici fa ottenere il risultato opposto: nessuno distinguerà più ciò che è importante da ciò che non lo è.

 

Comunicare in azienda, regola 4: occhio alla leggibilità e alla comprensibilità

Scrivere un testo che contiene frasi lunghe 60-80-100 parole significa scrivere un testo illeggibile. Perciò, evita di scrivere come per esempio facevano Proust o Schopenhauer! Comunicare in azienda è ben diverso dallo scrivere un testo letterario o filosofico!
Pertanto, nelle comunicazioni di lavoro occorre sempre scrivere con un occhio al grado di leggibilità del testo.
Un consiglio: per rendere più breve una frase troppo lunga, si possono eliminare tutte le parole superflue – ne esistono sempre, se si legge attentamente. In alternativa, la si può dividere in due o più frasi. Un altro consiglio che funziona: ogni frase dovrebbe contenere un’unica idea, un’unica informazione.
Altrettanto importante per creare comunicazioni efficaci è scrivere testi che abbiano un elevato grado di comprensibilità.

 

Comunicare in azienda, regola 5: usa parole di senso comune

Ecco un consiglio che funziona non solo per le comunicazioni scritte in azienda, ma per qualsiasi tipo di testo. Tra una parola comune, semplice, concreta e una parola ricercata, difficile, astratta scegli sempre la prima. In effetti, scegliere parole facilmente comprensibili è fondamentale per scrivere un testo con un buon grado di comprensione.
A questo punto, il suggerimento migliore che si possa dare è il seguente: per comunicare in azienda in modo realmente efficace, usa il più possibile le parole del Vocabolario di base della lingua italiana. È garantito: se le adoperi, la chiarezza delle tue comunicazioni scritte ne guadagnerà tantissimo.

 

Comunicare in azienda, regola 6: scrivi semplice

Ci sono altre cose che funzionano molto bene per ridurre i carichi cognitivi dei tuoi scritti aziendali. Anche queste cose permettono di comunicare in azienda in modo più efficace. Si tratta di alcuni accorgimenti stilistici. I principali sono i seguenti:

  • Limita il numero delle subordinate.
  • Limita il numero delle proposizioni implicite (cioè delle proposizioni in cui il verbo è un participio, un gerundio o un infinito).
  • Limita il numero degli incisi.
  • Preferisci le frasi affermative a quelle negative.
  • Preferisci la forma attiva alla forma passiva.
  • Evita le frasi impersonali.

 

Comunicare in azienda, regola 7: rileggi con attenzione

Hai appena finito di scrivere un testo importante? Lascialo riposare un po’. Va’ a farti un caffè oppure occupati di un altro lavoro. Insomma: stacca la mente da lì. Poi, prima di inviarlo al destinatario, rileggilo. Meglio se più di una volta. Meglio ancora se a voce alta. Questo ti permetterà di scovare eventuali errori o refusi. Ma ti consentirà anche di capire se il senso del discorso è chiaro, se le frasi sono scorrevoli, se l’impianto grafico è gradevole all’occhio oppure è confusionario. Per comunicare in azienda come si deve, occorre anche saper rileggere i propri testi con spirito critico.

 

comunicare in aziendaPrima di chiudere, vorrei segnalare un libro che parla proprio di come comunicare in azienda. Si tratta di Leggi qui! di Robert Gentle. Un testo davvero ben fatto, poiché è semplice, chiaro, completo. Il testo è fuori catalogo, ma nelle biblioteche dovrebbe essere reperibile.

A mio giudizio, queste sono le regole più importanti per creare documenti aziendali che raggiungano i loro obiettivi di comunicazione. Condividi queste indicazioni? Secondo te ne esistono altre che siano altrettanto importanti? Lascia un commento e dicci i tuoi consigli per comunicare in azienda in modo più efficace!

 

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comunicare in aziendaQuesto post sull’importanza di comunicare in azienda in modo efficace è stato scritto da Alessandro Scuratti, content specialist e business blogger.
Da oltre 20 anni mi occupo di comunicazione per le aziende, come business writer e come content creator. Dal 2011, gestisco questo mio blog personale, visitato da migliaia di persone ogni giorno. Sono anche l’autore del libro “Scrivere per il web 2.0”.
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2 pensieri su “Comunicare in azienda: come scrivere testi aziendali efficaci

  1. giuseppe salvati

    avevo bisogno di riferimenti per la scrittura di una relazione,
    quì ho trovato le indicazioni giuste spero di riuscire a capitalizzare le sue preziose indicazioni!
    Grazie Signor Scuratti

    Rispondi

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